Politique de confidentialité
SYRES - Politique de confidentialité
Dernière mise à jour effectuée le 20/07/2020.
Préambule :
Consciente de l'importance d'assurer la confidentialité des données, la société SYRES prend des engagements forts vis-à-vis de la protection des données à caractère personnel.Aussi, la présente politique de protection des données a pour objectif de vous informer sur les engagements et mesures pratiques pris par la société afin de veiller au respect de vos données à caractère personnel.
La présente politique de confidentialité pourra évoluer en fonction du contexte légal et réglementaire et de la doctrine de la CNIL.
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Conditions des tests
La société SYRES vous propose de participer à des tests consommateurs permettant d’évaluer un ou plusieurs produits, appareils ou services cosmétiques, de beauté ou dermatologiques, commercialisés et/ou en cours de développement dans des conditions réelles d’utilisation et en adéquation avec vos habitudes.
La société SYRES est missionnée par des Promoteurs dont les noms pourront vous être dévoilés à la fin des tests, ainsi que ceux des produits testés.
Ces tests ont pour vocation d’évaluer l’efficacité et la sensorialité de produits cosmétiques, notamment soin, maquillage, capillaire, solaire, hygiène, dans les conditions réelles d'utilisation, directement chez vous, et dans certains cas, exceptionnellement, que vous venez tester sur l’un de nos sites.
Les produits qui vous sont proposés ont été préalablement évalués en termes de sécurité (tests toxicologiques, d’innocuité) et toutes les mesures ont été prises en amont pour minimiser les effets indésirables éventuels. Ils ne comportent aucun risque prévisible sérieux pour un usage dans des conditions normales d’utilisation et offrent les mêmes garanties que les produits que vous achetez dans le commerce.
Les produits sont livrés directement chez vous puis en cours et/ou à l’issue de leur utilisation vous répondez à des questionnaires en ligne ou à des questionnaires par voie postale.
Pour chaque test réalisé, il vous sera indiqué les dates auxquelles retourner les questionnaires ainsi que les instructions d’utilisation des produits. Il est important que vous respectiez bien ces conditions, sinon vos réponses ne pourront pas être prises en compte et vous risquez d’être supprimé(e) de notre panel. En effet, si ces conditions ne sont pas respectées, vous recevrez un avertissement après lequel vous serez supprimé(e) si vous ne respectez pas les conditions du test suivant.
De même, la société SYRES se réserve le droit de vous supprimer de son panel en cas de non réponse aux appels et/ou emails. Vous recevrez également un avertissement avant suppression de votre profil.
A la fin des tests vous pouvez conserver les produits, sauf test particulier.
Les tests proposés ne font généralement pas l’objet d’une indemnité. En cas d’indemnisation, vous en serez informé(e) préalablement à la réalisation du test.
Pour participer à ces tests, il suffit de vous inscrire au panel SYRES, en remplissant le formulaire d’inscription.
Vous ne pourrez participer à un test que si votre profil correspond à celui de l’Étude (âge, sexe, type de peau…) et si vous ne présentez pas les caractéristiques suivantes :
- Problèmes de peaux/cheveux/cuir chevelu connus ;
- Traitements médicaux ou dermatologiques lourds en cours ;
- Antécédents d’allergies aux produits cosmétiques ;
- Femmes enceintes ou susceptibles de l’être ou allaitement en cours.
Entre chaque test réalisé, vous aurez une carence d’au minimum 2 mois.
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Données à caractère personnel collectées
Les informations vous concernant, qui sont recueillies sur le formulaire d’inscription et au cours des tests, sont enregistrées dans un fichier informatisé par la Société SYRES (4, rue de Gally 78450 Chavenay – 01.30.79.92.50) et font l’objet d’un traitement conformément aux directives de la loi "Informatique et liberté" n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 (RGPD – n°2016/679/UE).
Avec votre consentement préalable, les données à caractère personnel qui sont collectées lors de votre inscription à notre panel de consommateurs sont les suivantes : sexe, nom et prénom, date de naissance, coordonnées postales/téléphoniques/email, profession, allergies, enfants, langues parlées, origine ethnique, types de peau/cheveux et habitudes de consommation.
Les informations collectées permettent à la société SYRES de déterminer vos caractéristiques physiques, ainsi que vos habitudes de consommation, afin de vous proposer des tests consommateurs en adéquation avec vos habitudes beauté.
Ultérieurement, la société SYRES peut être amenée à collecter des informations complémentaires sur vos habitudes de consommation, ou sur vos caractéristiques physiques, afin de compléter votre profil et vous proposer des tests consommateurs en adéquation avec vos habitudes.
Lorsque certaines informations sont obligatoires pour pouvoir participer à un test consommateur, ce caractère obligatoire est indiqué au moment de la saisie des données. Si ces informations obligatoires ne nous sont pas communiquées, vous pourriez ne pas avoir accès à certains des tests proposés par la société.
Les données collectées au cours des tests servent à déterminer l’efficacité, la cosméticité et/ou l’acceptabilité des produits testés auprès de nos clients (Promoteurs des Études). Nous pouvons également être amenés à vous recontacter après les tests afin de vous poser des questions complémentaires, ce qui arrive plus particulièrement en cas d’arrêt du test ou de réaction d’inconfort ou d’intolérance aux produits.
La société SYRES veille à ne collecter et ne traiter que des données strictement nécessaires au regard de la finalité pour laquelle elles sont traitées (minimisation des données).
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Finalités des données à caractère personnel collectées
Vos données personnelles sont collectées par la Société SYRES pour les finalités suivantes :
- La vérification, l’identification et l’authentification des données transmises ;
- Le recrutement afin de vous faire participer à différents tests, selon les critères d’inclusion et d’exclusion et les directives du Promoteur du test consommateur ;
- La réalisation d’enquêtes et d’études consommateurs visant à améliorer les besoins et pratiques des consommateurs et à évaluer l’efficacité ainsi que la tolérance des Produits ;
- La gestion des demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition ;
- Avec votre consentement : nous utilisons des informations vous concernant lorsque vous nous avez donné votre accord pour un but spécifique non mentionné ci-dessus ;
- Pour protéger nos intérêts commerciaux légitimes et nos droits légaux : lorsque cela est requis par la loi ou lorsque nous pensons qu'il est nécessaire de protéger nos droits légaux, intérêts et intérêts d'autrui, nous utilisons des informations vous concernant dans le cadre de réclamations légales, de conformité, les fonctions d'audit et les informations relatives à l'acquisition, la fusion ou la vente d'une entreprise.
Ces finalités ont été portées à la connaissance de notre Délégué à la protection des données via les formalités préalables effectuées auprès de ce dernier.
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Transmission des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées.
Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. Les personnes habilitées à accéder à vos données sont :
- Les personnes habilitées de la société SYRES ;
- Le Promoteur de l’Étude concernée ;
- Les partenaires de la société SYRES ;
- Les prestataires de services avec lesquels nous travaillons, et uniquement dans la limite nécessaire à l’accomplissement des tâches qui leur sont confiées.
Vos données à caractère personnel pourront être communiquées en application d’une loi, d’un règlement, d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire et enfin, si nécessaire pour la société SYRES, afin de préserver ses droits et intérêts.
Les données transférées aux Promoteurs des Études sont principalement les données collectées au cours des tests, c’est-à-dire vos réponses données au(x) questionnaire(s) de tests, et sont transmises de façon pseudonymisée.
Nous pouvons également leur transmettre d’autres données vous concernant, pour prouver que vous correspondez aux critères d’inclusion donnés par le Promoteur, tels que votre âge, vos types de peau/cheveux, votre sexe et votre origine ethnique.
Dans le cas où vous auriez fait une réaction d’inconfort ou d’intolérance à un produit testé, nous pouvons aussi leur transmettre des informations complémentaires après avoir complété avec vous une fiche de réaction par téléphone ou par email.
Le Promoteur de l’Étude peut également demander à entrer en contact directement avec vous, auquel cas nous vous demanderons au préalable votre accord avant de lui transmettre vos coordonnées personnelles.
En dehors des enquêtes et des études consommateurs, nous partageons les informations que nous collectons à votre sujet dans les circonstances suivantes :
- Lors de la réalisation d’Études avec nos partenaires : Nous pouvons être amenés à vous contacter pour participer à des Études avec nos partenaires et vous ne serez mis en test chez eux qu’avec votre consentement préalable. Toutes les données collectées par nos partenaires lors de ces tests ne servent qu’à l’Étude du test en question ;
- Lors d’audit du Promoteur de l’Étude : Le Promoteur de l’Étude pourra éventuellement consulter nos bases de données dans le cadre d’Audit auprès de notre société. Cette consultation ne pourra se faire que dans nos locaux et sous notre contrôle. Aucune de ces données ne peut sortir des locaux de la société SYRES ;
- Transferts d'entreprises : Si nous sommes acquis ou fusionnés avec une autre société, si la quasi-totalité de nos actifs est transférée à une autre société, ou dans le cadre d'une procédure de faillite, nous pouvons transférer les informations que nous avons recueillies auprès de l'autre société ;
- En réponse à une procédure juridique : Nous pouvons également divulguer les informations que nous collectons auprès de vous pour se conformer à la loi, à une procédure judiciaire, à une ordonnance d'un tribunal ou à toute autre procédure légale, par exemple en réponse à une ordonnance du tribunal ou à une assignation ;
- Pour nous protéger et protéger les autres : Nous pouvons également divulguer les informations que nous collectons lorsque nous pensons qu'il est nécessaire d'enquêter, de prévenir ou de prendre des mesures concernant des activités illégales, des suspicions de fraude, des situations impliquant des menaces potentielles pour la sécurité de toute personne, des violations de nos conditions d'utilisation ou cette politique, ou comme preuve dans un litige dans lequel nous sommes impliqués.
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Transfert des données à caractère personnel hors de l’Union européenne
Dans le cadre des finalités mentionnées ci-dessus, nous pourrons être susceptibles de transmettre vos données à caractère personnel à des sociétés situées dans des pays non-membres de l'Espace Économique Européen (Union Européenne, Islande, Liechtenstein, Norvège), dont les législations en matière de protection des données à caractère personnel diffèrent de celles de l'Union Européenne.
En cas de transmission de vos données personnelles hors de l’Union Européenne, vous en serez informé(e) lors du recrutement du test.
Les transferts réalisés vers les autres pays sont encadrés par les mesures de garantie appropriées suivantes :
- Les données peuvent faire l’objet d’un transfert vers nos prestataires établis aux Etats-Unis, dans le cadre de prestations de services informatiques. Ces derniers ont adhéré aux EU-US Privacy Shield et assurent un niveau de protection adéquat des données (Décision (UE) 2016/1250 du 12-7-2016) ;
- Pour les autres pays hors UE, des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.
Vous pouvez obtenir communication des garanties prises en vous adressant à notre Délégué à la protection des données : dpo@syres.fr.
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Durée de conservation des données à caractère personnel
Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur la conservation de vos données, vous pouvez adresser un courrier électronique auprès de notre Délégué à la protection des données à l’adresse suivante dpo@syres.fr.
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Sécurité et confidentialité des données à caractère personnel
La société SYRES attache une grande importance à la sécurité de vos données.
Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.
Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le traitement des données à caractère personnel, nous nous assurons qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des données traitées.
C’est la raison pour laquelle nous mettons en œuvre toutes les mesures appropriées pour empêcher dans la mesure du possible toute altération ou perte de vos données ou tout accès non autorisé à celles-ci.
Lorsque nous avons recours à un prestataire, nous ne lui communiquons des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.
Nous concluons avec nos sous-traitants dans le respect de nos obligations légales et réglementaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.
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Utilisation des cookies
Il s’agit d’un fichier texte déposé́ dans un espace dédié́ du disque dur de votre terminal (ordinateur, tablette, téléphone mobile ou tout autre appareil optimisé pour Internet), lors de la consultation d’un contenu ou d’une publicité́ en ligne.
Ce fichier cookie ne peut être lu que par son émetteur. Il permet, à son émetteur, pendant sa durée de validité́, de reconnaitre le terminal concerné à chaque fois que ce terminal accède à un contenu numérique comportant des cookies du même émetteur.
Le cookie ne vous identifie pas personnellement, mais uniquement le navigateur de votre terminal.
Cookies exemptés de consentement
Il s’agit des cookies et des traceurs strictement nécessaires à la fourniture d’un service expressément demandé par l’utilisateur.
Notre site www.syres.fr utilise uniquement des cookies « identifiants de session », pour la durée d’une session, ou les cookies persistants limités à quelques heures dans certains cas, strictement techniques, dispensés de consentement par la CNIL.
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Mise en œuvre des droits concernant les données à caractère personnel
Ainsi, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement de vos données personnelles ou de limitation du traitement vous concernant. Vous disposez également du droit de définir des directives relatives au sort de vos données à caractère personnel après votre mort. Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant et disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment.
Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits.
Vous pouvez exercer ces droits à tout moment en vous adressant à notre Délégué à la protection des données à l’adresse suivante dpo@syres.fr, ou par courrier postal à l’adresse suivante : 4, rue de Gally 78450 Chavenay.
Toute demande par courrier postal ou courriel devra être signée et accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité portant votre signature et préciser l’adresse à laquelle devra vous parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’un mois suivant la réception de la demande.
Les personnes concernées disposent du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL en écrivant à : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX.
10. Contact
Nous avons désigné un Délégué à la protection des données à caractère personnel dont les coordonnées sont les suivantes : dpo@syres.fr.
Ce Délégué à la protection des données est en charge notamment de conseiller, informer et contrôler le respect de la règlementation en matière de protection des données.
11. Modification de la politique de confidentialité
Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment et sans préavis la présente politique de confidentialité.
Nous vous invitons à consulter régulièrement la présente politique de confidentialité accessible sur notre site, afin de prendre connaissance de ses éventuelles modifications.
Lorsque cela s'avère nécessaire, nous vous notifierons par courrier électronique les éventuelles modifications de présente la politique de confidentialité.
